Dis-moi comment tu prends tes décisions, je te dirai comment tu innoves

Même question, même réponse ?

Je peux poser la même question plusieurs fois avec des protocoles de décision différents, je n’aurais pas nécessairement la même réponse. « Qu’est-ce qu’il raconte ? » Et bien, vous allez jouer pour comprendre.

Tous les jours ou presque, vous prenez des décisions. Certaines sont plus simples que d’autres, car elles ne sont pas nécessairement collectives. Tiens, ce matin, j’hésite entre thé ou café. Dès lors que l’on prend une décision avec au moins deux personnes, cela devient plus compliqué. Sans souvent en avoir conscience, on utilise alors un protocole de décision. En voici une liste non-exhaustive.

HIPPo

Comme vous l’aurez deviné, c’est un acronyme que voilà décrypté : Highest Paid Person Opinion. Pour faire simple, c’est la personne la mieux payée (une autre façon de dire le chef) qui décide pour tout le monde.

Consensus

Toutes les personnes qui participent à la décision doivent être d’accord.

Majorité

Pour qu’une décision soit prise, une majorité de personnes doivent être d’accord. Il existe quelques variantes avec majorité absolue ou relative, à deux tours…

Réticence

Nous avons plusieurs choix possibles. Les personnes lèvent une main quand elles sont réticentes sur une proposition et deux mains quand elles sont très réticentes. Le choix qui a le moins de voix est sélectionné.

Consentement (Cf core protocols Decider)

Une personne propose une réponse à une question. Alors les autres participants peuvent répondre par 3 choix : - Je suis d’accord : pouce levé - Je consens : main horizontale ou à plat. En consentant, j’exprime une opinion. Je consens que la personne ayant proposé aille plus loin. - Je mets mon veto : pouce en bas. Si je mets un veto et contrairement à l’ONU, je dois expliquer les raisons de mon veto et proposer une porte de sortie. Je serais d’accord si… Pour que la décision soit prise, il ne faut pas de veto et une majorité de vote ‘Pour’.

Conseil (Cf protocole Advice de Gore)

Une personne veut prendre une décision. Elle se doit d’aller prendre l’avis de toutes les personnes impactées par sa décision ainsi que de prendre conseil auprès des personnes compétentes sur le sujet de la décision. Ensuite, la personne prend sa décision.

Le hasard fait bien les choses

Il y a quelques temps j’aurais trouvé cette proposition un peu farfelue. Dans ‘Antifragile, Nicholas Taleb parle de la façon dont il visite les villes en allant au hasard. Il découvre ainsi des endroits qu’aucun guide n’a indiqué. Cela m’a rappelé comment je jouais parfois à un jeu du nom de Diplomacy. Par défaut, c’est un jeu sans hasard et donc pourquoi jouer au début pour décider d’un mouvement ? A force de jouer avec les mêmes personnes, j’étais devenu prévisible. En utilisant le hasard, j’ai introduit de l’incertitude qui in fine m’a été bénéfique. J’ai fait des coups que je n’aurais sûrement pas fait normalement. Ce protocole est aussi intéressant quand aucun élément ne permet une décision rationnelle. Ne passons pas trop de temps à réfléchir et agissons.

Le jeu (version originale)

1. Imprimer les questions et les découper pour en faire un paquet. Trouver au moins 2 personnes pour jouer avec vous. Le chiffre optimal est 5 joueurs.
2. Pendant 30 secondes, répondre aux questions avec le protocole HIPPo
3. Pendant 3 minutes, répondre aux questions avec le protocole Consensus. Si vous n’arrivez pas à prendre une décision commune, passez à la prochaine.
4. Pendant 3 minutes, répondre aux questions avec le protocole Majorité.
5. Pendant 3 minutes, répondre aux questions avec le protocole Consentement. Une personne lit la question et fait une proposition.
6. Debrief. Qu’avez-vous constaté pendant les précédentes étapes.

Que constate-t-on généralement ?

1. Attention aux doigts coupés. Il faut avoir des amis même si des connaissances suffisent.
2. Les décisions sont prises rapidement. Les autres personnes sont frustrées et donc peu engagées. Dans le monde du travail, c’est en général assez lent, car il faut trouver un slot disponible dans l’agenda du big boss. Des études ont aussi montré que les décisions n’étaient pas nécessairement les meilleures d’un point de vue économique. Pour compléter, l’armée considère qu’une décision prend 3 fois plus de temps à prendre pour chaque niveau hiérarchique remonté.
3. Il y a beaucoup de discussions et d’échanges. C’est donc un protocole qui peut être lent. Autre point, il finit assez souvent sur un blocage et pour réussir à trouver un consensus, on se retrouve à prendre une solution moyenne qui ne satisfait personne. On parle de nivellement par le bas.
4. On prend beaucoup de décisions de manière rapide, car dès que la question est lue, chacun donne son vote. Cela tue la discussion. Il y aussi parfois de la frustration, car des personnes sont toujours dans la minorité. Elles n’arrivent plus à faire des propositions.
5. On retrouve de nouveau de la discussion avec des propositions qui arrivent à passer. Des blocages apparaissent de temps à autre.

Le jeu (version Klub Agile de Pau)

Voici le déroulement de la séance : - Jeu dixit : Choisissez une image qui illustre ce que vous avez retenu de l’article ou vos attentes pour ce soir. Le but est que tout le monde puisse prendre la parole en début de séance et puisse se stimuler l’imagination. - Un résumé très rapide de l’ensemble des prises de décision. - Une activité par groupe de deux. Demander aux personnes de trouver un exemple dans la vie pro ou perso pour chaque mode de prise de décision et d’échanger sur le sujet. - Dernière activité par groupe de six. Un dé pour choisir le mode de prise de décision avant de lire une question. Une fois que la prise de décision est faite, demander à chacun comment il se sent avec cette décision. Les joueurs s’expriment en choisissant une carte parmi trois cartes smileys.

Quel protocole utiliser ?

Le but de jouer et donc d’utiliser les protocoles est d’en faire ressentir les effets. Il n’y a pour moi pas un protocole de décision à utiliser dans tous les cas. La bonne nouvelle c’est que vous avez le choix, la mauvaise c’est que vous avez le choix :

• HIPPo : j’ai quand même un peu de mal avec le HIPPo qui peut cependant avoir parfois son intérêt dans les situations d’urgence où il faut arrêter de réfléchir.
• Consensus : c’est un protocole intéressant quand la décision impacte tout le monde comme définir la vision de l’organisation. Plus le nombre de personnes augmente, plus on arrive à des blocages. Il est possible de commencer par le consensus et passer en majorité en cas de blocage.
• Majorité : je ne suis pas fan, car cela tue la discussion. Si c’est pour discuter de la couleur du mur, cela a par contre l’avantage d’être rapide. Il est efficace pour prendre rapidement une décision qui a peu d’impact.
• Consentement : le protocole pour la prise d’initiative. Je propose de faire quelque chose de nouveau et je demande si cela gêne quelqu’un qui doit proposer quelque chose s’il n’est pas d’accord. Le laissez prise est nécessaire. Je ne donne mon avis que quand je suis concerné. Par le passé, j’ai vécu dans une équipe de 10 personnes avec prise de décision sur tout à la majorité. Cela a été pour moi un enfer avec pour conséquence que l’on faisait les choses dans notre coin sans en parler aux autres. L’arrivée du consentement a permis de sortir de l’ornière et de redonner de la capacité d’innovation. Ce protocole favorise la prise d’initiative.
• Conseil : je ne l’ai jamais vu complètement utilisé. Il nécessite pour être utilisé d’avoir une vision commune claire. Une bonne dose de maturité et de confiance est nécessaire.

En conclusion voici mon conseil : avant de prendre une décision, choisissez le protocole qui vous semble le plus approprié.